Sådan får I succes med den hybride arbejdsplads
Den hybride arbejdsplads er den nye normal. Men skal det digitale og fysiske fungere side om side, er der brug for kontorfaciliteter med en magnetisk tiltrækningskraft.
Cynthia Koetsier-Beerten er landechef for Cisco Danmark, der er langt fremme med at få den hybride arbejdsplads til at fungere optimalt.
Kontorer er ikke længere produktivitetsfabrikker. De er mødesteder for samarbejde, hvor man både selv og sammen med sine kollegaer kan udvikle de bedste ideer.
”Det betyder, at indretningen af et kontor kræver en helt ny tilgang, hvor både teknologien og det sociale spiller optimalt,” siger Cynthia Koetsier-Beerten.
Hun er landechef for Cisco Danmark, som er en del af den globale IT-virksomhed Cisco. Netværksgiganten stod for knap 40 år siden bag en router, The Blue Box, som gjorde det muligt for de forskellige it-systemer på Stanford University i Californien at kommunikere med hinanden via internettet. Og siden har evnen til at forbinde den fysiske og digital verden via internettet bragt virksomheden i front globalt, når det gælder IT og netværk.
Medarbejderne vil tilbage på kontoret
Derfor er virksomheden også langt, når det handler om at få den hybride arbejdsplads til at fungere optimalt.
”Før corona arbejdede vi allerede hybridt, men hos langt de fleste af vores kunder var forventningen, at medarbejderne skulle være på kontoret. Så kom pandemien, og da den ramte, var alle pludselig tvunget til at være hjemme. Det gav nye muligheder for fleksibilitet, men også udfordringer i forhold til teknologi og menneskelig kontakt. Så blot fordi vi kan arbejde hjemmefra, betyder det ikke, at vi skal,” siger Cynthia Koetsier-Beerten.
Post corona har Cisco lavet et studie på tværs af Europa, som tager temperaturen på den hybride arbejdsplads. Undersøgelsen viser, at 79 pct. af medarbejderne kræver en hel eller delvis tilbagevenden til kontoret. Årsagen er ønsket om bedre team-samarbejde, optimeret effektivitet og muligheden for at skabe en fælles kultur. Samtidig ser 74 pct. af medarbejderne positivt på at vende tilbage til kontoret på grund af udsigten til samarbejde med kollegaer, mulighed for at brainstorme og udvikle ideer samt at fremme følelsen af at høre til.
”Men selv om medarbejderne er klar til at komme tilbage til kontoret, så er kontoret ikke nødvendigvis klar til dem,” konstaterer Cynthia Koetsier-Beerten.
Tilmeld nyhedsbrev
Få viden og inspiration direkte i indbakken
Tilmeld dig vores nyhedsbrev, og bliv opdateret med ny viden og inspiration til at drive en sund forretning. Lige fra dybdegående ekspertinterviews og virksomhedsportrætter til velskrevne artikler om vores om vores services og faciliteter samt aktuelle tendenser.
Kultur, teknologi og kontorindretning
Undersøgelsen afdækker nemlig, at gængse kontorfaciliteter ikke understøtter hybridarbejdet i tilstrækkelig grad. F.eks. bliver 50 pct. af kontorlokalerne stadig brugt til personlige kontorer, hvilket harmonerer dårligt med at fremme samarbejde og opbygge en stærk team-kultur. Desuden føler 73 pct. af de adspurgte medarbejdere ikke, at de nuværende mødelokaler øger produktiviteten på kontoret, ligesom 71 pct. af de adspurgte arbejdsgivere mener, at oplevelsen hos dem, der deltager i møder og opgaver fra distancen, ikke stemmer overens med oplevelsen hos deltagerne på kontoret.
”Det giver et dilemma for virksomhederne, når de skal finde det rette format til fleksible arbejdspladser og fastlægge, hvad de skal investere i både økonomisk og menneskeligt for at få det fysiske og digitale til at spille optimalt sammen,” siger Cynthia Koetsier-Beerten.
Svaret er ifølge Cynthia Koetsier-Beerten tredelt: Kultur, teknologi og kontorindretning.
”Den hybride arbejdsplads er kommet for at blive, og derfor er det ekstra vigtigt, at lederen har øje for sin ledelsesstil, der skal sikre, at alle er inkluderet digitalt på tværs af lokationer,” forklarer hun.
Derudover skal det tekniske set-up kunne honorere mere end en stabil netforbindelse og basal adgang til virksomhedens systemer. Kravet fremover bliver professionelle systemadgange og videomødefaciliteter, hvor sikkerheden er i top, og hvor oplevelsen er den samme, som var man fysisk til stede.
Hybride arbejderpladser, der fungerer, skal desuden investere i at gøre det fysiske kontor til en magnet, som de ansatte ikke kan undgå at prioritere i hverdagen.
”Vi kan se i vores data, at medarbejderne har et stort ønske om at høste de fordele, der er ved at møde hinanden fysisk på kontoret. Men det skal være besværet værd at forlade de trygge, hjemlige rammer og bruge den tid, det tager at indfinde sig på kontoret. Ellers møder de ikke op på kontoret, og så går virksomheden glip af en masse innovation,” understreger Cynthia Koetsier-Beerten.
”From Mandate to Magnet”
Cisco kalder det ”From Mandate to Magnet”, og her har man taget sin egen medicin. På it-gigantens New York-kontor er man gået fra at bruge 30 pct. af kvadratmeterne til fællesarealer og 70 pct. til individuelle kontorpladser med skriveborde, computere og telefoner til lige det modsatte, så fordelingen i dag er 70 pct. til samarbejdsmuligheder og 30 pct. til individuelle arbejdsrum – alt sammen med mulighed for videoopkobling, der er så professionel, at det føles som at være der selv.
”Designet og indretningen opfordrer til samarbejde med forskellige arbejdszoner og oplevelser. Jeg tror på, at det bliver skabelonen for vores kontorer fremover,” siger Cynthia Koetsier-Beerten.
ACTIONCARD
Hvis du som leder vil sikre den optimale hybride arbejdsplads, skal du:
- Investere i kulturen – skab en god hybrid arbejdskultur for dig selv og dine medarbejdere. Det sker bl.a. gennem klare rammer, tydelig rollefordeling, løbende dialog, kompetenceudvikling og fokus på god mødekultur.
- Investere i teknologien – invester i accept og optimering af teknologien; sørg for, at video-, computer- og konferenceudstyr giver samme oplevelse på distancen som på det fysiske kontor og vis, at alle er en del af fællesskabet, uanset hvor de arbejder fra.
- Investere i kontorindretningen – invester i en indretning, der understøtter samarbejde og innovation; skab inspirerende arbejdszoner med fleksible muligheder for videndeling, kommunikation og sammenhold.
Kilde: Cynthia Koetsier-Beerten, Cisco
Måske vil du også kunne lide....
Nyt værktøj hjælper ledere med at skabe trivsel i organisationen
Interview med Rikke Bay Haaber, chef for strategisk sundhed i PFA.
For 3.500 år siden havde kvinder masser af magt i samfundet
Interview med Jeanette Varberg, arkæolog og museumsinspektør ved Nationalmuseet
Fleksible kontorer ruster virksomheder i omskiftelig hverdag
Interview med Ulf Gaardsted, rådgiver inden for udvikling af workspaces