Når I skal finde det perfekte kontorlejemål til jeres virksomhed, melder der sig tusind spørgsmål: Hvor skal det ligge, hvor mange skal der være plads til, og hvordan vælger I det helt rigtige i forhold til jeres nuværende og fremtidige behov? Her får I tjeklisten til at sikre en optimal flytteproces.
Et kontor er ikke bare et kontor. Det skal passe til jer og jeres virksomhed, uanset om I er statups, iværksættere eller en etableret virksomhed med fuld fart på. Og uanset om I er små eller store, skal kontorlejemålet sikre, at I kan koncentrere jer om det, I er gode til: nemlig jeres kunder og jeres forretning.
Derfor er det vigtigt, at I kommer omkring alle aspekter af den optimale flytteproces, når I skal vælge det helt rigtige kontor: Hvor skal I starte, når jeres virksomhed skal til at flytte? Hvad skal I overveje, så jeres behov er dækket både nu og fremover? Hvilke typer af kontorer findes der, og hvad er fordele og ulemper ved de forskellige løsninger?
For det første er det vigtigt at kende jeres tidshorisont. Hvor bor I nu, og hvilke betingelser gælder i jeres nuværende lejemål? Kan I flytte med det samme, eller er der en opsigelsesperiode, inden I er klar til at rykke videre?
Når I ved, hvornår I kan rykke videre, skal I finde ud af, om I søger kontorplads med en kort eller lang binding i jeres fremtidige kontor lejemål? Svaret på det afhænger af, om I skal gå efter et flerbrugerhus eller kontorhotel med kort opsigelse, eller om I skal kigge efter et almindeligt lejemål med op til 5 års opsigelse.
De seneste år har alle i den vestlige verden lært, at der ud af det blå kan opstå nye, altomstyrtende begivenheder som pandemier, krige og forsyningskriser, som ingen nogensinde ville have gættet på. Derfor er det rigtig vigtigt at få opbygget en forretningsmodel, hvor I er tilpasningsdygtige i den nye virkelighed. Et af de håndtag, der kan ruste jer, er fleksible rammer, hvor I ikke er bundet længere end højst nødvendigt.
Desuden betyder nye EU-regnskabsregler, at hvis jeres virksomhed har forpligtelser som gæld eller en lejekontrakt, der rækker ud over 36 måneder, så skal hele den forpligtelse fremgå af balancen i jeres regnskab. Så har I tegnet en lejekontrakt på 1 mio. kr. om året i 5 år, så skal de 5 mio. kr. stå som et potentielt tab. Som vækstvirksomhed kan det derfor være problematisk at have en lang lejekontrakt, fordi det forringer jeres værdiansættelse ift. potentielle investorer.
Udover binding er det vigtigt, at I kigger på, hvad der er inkluderet i lejen. Er I tilfredse med at leje et tomt kontor? Eller giver det mere mening for jer at flytte ind i et kontor, hvor der allerede er skriveborde, gardiner, sofaer etc. Er det vigtigt for jer at skære så meget bøvl væk som muligt, eller vil I gerne stå for det praktiske selv?
Desuden er det vigtigt at tjekke, om kaffe, brug af mødelokaler, toiletpapir, håndklæder og rengøring er med i lejen – eller om I skal betale, hver gang I booker et mødelokale eller drikker en kop kaffe og selv stå for rengøring, vask af håndklæder og indkøb af toiletpapir.
Læs vores guide til, hvordan jeres virksomhed rammer plet, når I skal vælge nyt kontorlejemål
Hvor mange medarbejdere har I nu, og hvor mange regner I med at være om 1-2 år? Skal alle kunne møde ind på kontoret samtidig, eller vil der altid være nogle af jer, der arbejder hjemme, er på kundebesøg etc.?
Er I færre end 30 medarbejdere, kan der være store fordele i at vælge et flerbruger-kontor, hvor der er mulighed for at dele alt fra mødelokaler, reception og kantine til loungeområder, rengøring og internet.
Samtidig kan det også være vigtigt at vælge et sted, hvor jeres kontor kan vokse eller mindskes i takt med jeres udvikling, så I kan skrue op og ned for både kvadratmeter og services afhængig af jeres behov.
Når I kigger efter ledige kontorlejemål, er placeringen af kontorhotellet eller kontorfællesskabet helt afgørende. Vil I være tæt på centrum, i et travlt erhvervsområde eller i en mere rolig del af byen?
Kan jeres medarbejdere let komme frem til jeres nye kontor fra deres bopæl? Har I mange medarbejdere, der skal kunne komme nemt på motorvejen i løbet af arbejdsdagen, eller er de fleste af jeres medarbejdere på kontoret størstedelen af arbejdsdagen?
Har I brug for parkeringspladser til medarbejdere eller kunder i forbindelse med kontoret, eller kommer de fleste med cykel, metro eller tog? Og er det nemt for jer at komme ud til jeres kunder fra jeres nye kontorhotel?
Inden I bestemmer jer for, hvor jeres fremtidige kontor skal være, er det en rigtig god idé at lave en aftale med det sted, der står for udlejning af det kontor, I overvejer at flytte til. Så kan I behovsafdække på stedet:
Hvordan er stemningen? Sker der for meget eller for lidt? Møder I behagelige mennesker på gangen?
Kan I lide indretningen, møblerne og faciliteterne? Er det vigtigt for jer, at andre tager sig af det praktiske, så der er internet, kaffe, mødelokaler, skriveborde etc. inkluderet i kontorlejen? Eller vil I hellere stå for det hele selv?
Og hvad betyder det sociale? Er I få medarbejdere, så det giver mening at sidde i et flerbrugerhus med andre virksomheder, som I kan holde julefrokost med og sparre om jeres forretning?
Når I har været igennem tjeklisten, er I rustet til at vælge, hvilken type kontor, der er noget for jer.
Når I har været igennem tjeklisten, er I rustet til at vælge, hvilken type kontor, der er noget for jer.
I skal vælge et kontorhotel frem for et almindeligt lejemål, hvis det har betydning for jer at kunne koncentrere jer om jeres forretning fra dag 1 og ikke skulle tage jer af alt det praktiske som internet, rengøring, indretning, mødelokaler, kaffe, frokost og receptionsfaciliteter.
Læs vores guide til, hvordan du vælger det rigtige kontorhotel
Et kontorhotel eller flerbrugerhus er også en god løsning, hvis I er en startup, eller I opererer i et usikkert marked – her kan fleksibilitet være et nøgleord ift. at skrue op og ned for kvadratmeter og kunne opsige jeres lejekontrakt med kort varsel.
Samtidig får I et fællesskab med andre virksomheder, som giver jer vigtigt viden og employer branding i et kontorhus, hvor alle er med til at skabe et DNA, hvor alle kan lære af andre, og hvor ens bedste kollega sagtens kan arbejde i et andet CVR-nummer.
Læs vores guide til, hvornår et flerbrugerhus er noget for jeres virksomhed
Hos The Union har vi servicerede kontorhuse i København, Aarhus og Odense. Med PFA i ryggen skaber vi sunde rammer, der giver glade medarbejdere og en solid bundlinje. Hos os flytter jeres virksomhed ind på fleksible lejevilkår og deler attraktive fællesfaciliteter (og regningen) med andre virksomheder.
Vi taler løbende med fageksperter om det at drive en sund forretning.
Lad os hjælpe dig med at afdække jeres ønsker og behov. Måske gemmer jeres drømmekontor sig i vores portefølje?
